第一章 总 则

第一条 为使我校公文处理科学化、制度化、规范化，提高公文处理工作的效率和质量，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发【2012】14号），结合学院实际情况，制定本办法。

第二条 学校公文是学校党政机关实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党的路线、方针、政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具。

第三条 公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条 公文处理应当坚持实事求是原则，按照行文机关要求和公文处理规定进行，做到准确、及时、安全、保密。

第五条 党政办公室是学校党政机关公文处理工作的管理机构，主管并负责指导学校各有关单位（部门）公文处理工作。各单位（部门）设立专门人员负责本单位（部门）日常公文的处理工作。

第六条 党政办公室配备专职人员负责公文处理工作。专职人员应具有较高的政治和业务素质，有敬业奉献精神，作风严谨，遵纪守法，恪尽职守。

第二章 公文的种类

第七条 学校公文种类主要有：

（一）决议

适用于会议讨论通过的重大决策事项。

（二）决定

适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

（三）意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（四）通知

适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

（五）通报

适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

（六）报告

适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

（七）请示

适用于向上级请求指示、批准。

（八）批复

适用于答复下级机关（学校各单位、部门）请示事项。

（九）函

适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

（十）纪要

适用于记载会议主要情况和议定事项。

第三章 公文格式

第八条 学校公文一般由发文单位、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、抄送机关、印发机关、印发日期、印发份数等部分组成。

（一）发文单位（部门）：应当写全称或者规范化简称；联合行文，主办单位（部门）应当排列在前。

（二）秘密等级：秘密公文应当分别标明密级。一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行。

（三）紧急程度：紧急文件应当标明“特急”、“急件”。确定公文的紧急程度应实事求是，防止随意性。一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角，密级和保密期限下方。紧急公文标注特急、加急。

（四）发文字号：由发文机关代字、发文年份和发文顺序号组成。联合行文，只标明主办单位（部门）发文字号。标注于版头下方居中或左下方（上行文时居左空一字编排）；文字采用3号仿宋，发文年份、发文顺序号用阿拉伯数字书写排印，发文年度用中文六角括号“〔〕”括起；发文顺序号不加“第“字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。

（五）签发人：上报的公文，应当在首页注明签发人姓名。由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。

如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。

（六）公文标题：公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容，标明公文种类，标题中一般不用标点符号。

一般由发文机关全称或规范化简称、公文主题和文种组成，位于红色分隔线下空二行位置;标题字体为2号小标宋体字;多行标题排列为梯形或菱形，不采用上下长度一样的长方形和上下长、中间短的沙漏型。

多个发文机关名称之间用空格分开，不加顿号，换行时省略。

（七）主送机关：主送机关名称位于正文左上方，与正文标题空一行，顶格排印，用3号仿宋;有多个主送机关的，各机关名称之间用顿号隔开，最后一个主送机关名称后标全角冒号。

（八）正文：公文的主体，用来表述公文的内容，位于标题或主送机关下方。正文一般用3号仿宋。转发、印发文件类的通知，用3号楷体。

正文中的层次序数：文中结构层次序数一般依次用汉字“一”、汉字加圆括号“（一）”、阿拉伯数字“1”、阿拉伯数字加圆括号“（1）”，不得逆向使用。层次序数：

第一层 “一、”（黑体）（作为小标题时句尾无标点）；

第二层 “（一）”（楷体）（作为小标题时句尾标点可有可无）；

第三层 “ 1.”（仿宋）（无论是否作为小标题，要有标点）；

第四层 “（1）”（仿宋）（必须有标点）。

（九）附件：公文如有附件，应当在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。成文时间之前注明附件顺序和名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”）;附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

（十）印章：公文除会议纪要外，应当加盖印章。联合上报的非法规性文件，由主办单位（部门）加盖印章。联合下发的公文，联合发文单位（部门）都应加盖印章。

(十一)成文时间：以领导签发的时间为准；联合行文，以最后签发领导的签发日期为准。

成文日期应写明年、月、日，位于发文机关署名右下方，字体字号用3号仿宋，首字比发文机关首字右移2个字，如长于发文机关，居右排时后空2个字,用阿拉伯数字标识，月、日不编虚位（即1不编为01）。

(十二)附注：如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。

(十三)抄送机关：标注于印制版记上方，字体字号用4号仿宋。

(十四)印发机关和印发日期：印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）后加“印发”二字

(十五)印发份数：印发份数的填写要在所发文部门要求的份数之上加2份（由党政办公室存档）

第四章 行文规则

第九条 行文应当确有需要，注重实效，坚持少而精。可发可不发的公文不发，可长或短的公文要短。

第十条 公文的行文关系，根据各自的隶属关系和职权范围确定。

（一）中共沈阳城市建设学院委员会、沈阳城市建设学院可以向上级党政机关和下级党政机关行文。

（二）党政办公室、党群工作部是学校党委和行政授权部门，可以向党群各部门和行政单位行文。

（三）行政其他部门在各自职责范围内可以向校内各单位行文通报情况、安排专项工作，但不得发布指示性公文。

（四）共青团沈阳城市建设学院委员会，可以根据隶属关系向上级或下级共青团组织行文。

（五）党委和行政各部门之间一般不得互相行文，各单位一般不得越级行文。

（六）同级党委、行政部门必要时可以联合行文。

（七）不相隶属机关之间一般用函行文。

第十一条 向上级机关请示问题，应当一文一事，不应当在非请示公文中夹带请示事项。

第十二条 “报告”中不得夹带请示事项。

第五章 发文办理

第十三条 发文办理分为公文的草拟、审核、签发、复核、登记、缮印、用印、分发等程序。

主办单位、部门拟稿并誊写发文稿纸→本单位、部门负责人核稿(有关部门领导会签)→送党政办公室审核（初核、复核）→报请校领导签发→党政办公室编号→打印（拟办人员校对）→盖印、发文存档→分发。

其中报请校领导签发时，下行文一般应由分管领导签发（例如：学生处分文件，只须主管学生工作副院长签发）；上行文等其他重要文件一般由院长签发；党委文件一般由党委书记或副书记签发；主管领导认为文件须经院长签发时应提出意见，由党政办公室报请院长签发。

第十四条 起草公文应当做到：

（一）符合党的路线、方针、政策和国家法律、法规及上级机关的指示精神，完整、准确地体现发文机关的意图，并同现行有关公文相衔接。

（二）全面、准确地反映客观实际情况，提出的政策、措施切实可行。

（三）观点明确，条理清晰，内容充实，结构严谨，表述准确。

（四）开门见山，文字精练，用语准确，篇幅简短，文风端正。

（五）人名、地名、时间、数字、引文准确。公文中汉字和标点符号的用法符合国家发布的标准方案，计量单位和数字用法符合国家主管部门的规定。

第十五条 起草重要公文应当由各单位(部门)主要负责人亲自动手或亲自主持、指导，要进行调查研究和充分论证，并征求相关部门意见。

第十六条 公文校核的基本任务是协助学校领导保证公文的质量。

公文校核的内容是：

（一）是否确需行文。

（二）报批程序是否符合规定。

（三）内容是否符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级的指示精神，是否完整、准确地体现发文机关的意图，并同现行有关公文相衔接。

（四）涉及有关部门业务的事项是否经过协调并取得一致意见。

（五）所提措施和办法是否切实可行。

（六）人名、地名、时间、数字、引文和文字表述、密级、印发传达范围、主题词是否准确恰当，汉字、标点符号、计量单位、数字的用法及文种使用、公文格式是否符合有关规定。

文稿如需作较大修改，应当与原起草部门协商或请其修改。

第十七条 学校领导签发公文应签署姓名，使用黑色或蓝黑色钢笔、碳素笔签署并写明日期。

第十八条 党政办公室在公文正式印发前，对公文的审批手续、文种、格式等进行复核，确定发文字号、分送单位和印制份数。

第十九条 发文登记须由党政办公室专人办理，包括填写发文字号、按经领导审定的印发范围和存档要求确定公文印发份数等。

第二十条 公文的印刷应当做到准确、及时、规范、安全、保密。秘密公文应当由专人负责进行印制。

第六章 收文办理

第二十一条 收文办理指学校党政办公室对收到公文的办理过程，包括签收、登记、拟办、请办、分发、传阅、承办和催办等程序。

第二十二条 属学校党委、行政收文的，由党政办公室统一办理；属各单位（部门)收文的，由各自负责办理。

第二十三条 公文办理过程中就公文的特征和办理情况进行记载。登记将公文标题、密级、发文字号、发文机关、份数、收发日期及办理情况逐项填写清楚。

第二十四条 党政办公室对要办理的公文提出办理意见。

第二十五条 党政办公室根据授权或者有关规定将需要办理的公文注请校领导指示或主管部门阅办。对需要两个以上部门办理的，应当指明主办部门。

第二十六条 党政办公室根据有关规定或者学校领导批示将公文分送有关校领导和部门。

第二十七条 一般文件需在1天内送达学校领导，各单位、部门阅读文件后应及时将文件返还至党政办公室；如遇有关领导出差不在校内，需根据情况电话请示处理意见；文件传阅时不应过夜存放，党政办公室应在下班前对未阅处完毕的文件进行收回，并在次日上班时报请领导阅处。

第二十八条 党政办公室根据学校领导批示或授权，按照一定的程序将公文送有关领导阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文的去向，避免漏传、误传和延误。

第二十九条 学校各职能部门对需要办理的公文进行办理。凡属承办部门职权范围内可以答复的事项，承办部门应当直接答复呈文机关；凡涉及其他部门业务范围的事项，承办部门应当主动与有关部门协商办理；凡须报请党委或行政审批的事项，承办部门应当提出处理意见并代拟文稿，请党委或行政审批。

第三十条 党政办公室对公文的承办情况进行督促检查。催办贯穿于公文处理的各个环节。对紧急或者重要公文应当及时催办，对一般公文应当定期催办，并随时或者定期向学校领导反馈办理情况。

第七章 公文立卷、归档和销毁

第三十一条 公文处理过程中，应当使用符合存档要求的书写材料。公文办理完毕后，应当按照《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》和《沈阳城市建设学院档案管理暂行办法》等有关规定进行立卷归档。个人不得保存应当归档的公文。

第三十二条 公文归档，应当根据其相互联系、特征和保存价值分类整理立卷，要保证档案的齐全、完整,以便于保管和利用。

第三十三条 公文复制件作为正式文件使用时，应当加盖复制单位证明章，视同正式文件妥善保管。

第三十四条 未归档和没有保存价值的公文，经过鉴定和主管领导批准，可以定期销毁。销毁秘密公文，应当进行登记，并由两人监销，保证不丢失，不漏销。

第八章 公文保密

第三十五条 公文处理应当严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》及有关保密法规，确保党和国家秘密的安全。

凡泄露党和国家秘密公文的，依照有关法律、法规的规定进行处理。

第三十六条 发文机关在拟制公文时，应当按照公文的内容和工作需要，严格划分密与非密的界限。

第九章 附 则

第三十七条 本办法由党政办公室负责解释。

第三十八条 本办法自通过发布之日起施行,2015年发布的《沈阳城市建设学院公文处理工作条例》停止执行。